São consideradas as fases de desenvolvimento de um Sistema de Gestão Ambiental numa empresa até à sua certificação, sem incluir as possíveis acções a realizar após a certificação.
Podemos definir que existem 6 fases fundamentais na implementação de um sistema de gestão ambiental na empresa.
Decisão
A empresa deve analisar os benefícios da implementação de um sistema e decidir qual o que mais lhe interessa, incluindo a definição se este será implementado como um benefício ambiental ou, mais comummente, se terminará com a obtenção de um certificado. Neste último caso, a empresa deve decidir se opta por implementar a ISO 14001:2015 ou o EMAS.
São muitas as razões que podem levar uma empresa a decidir implementar um sistema de gestão ambiental, desde uma imposição dos seus clientes até uma filosofia de redução do impacto ambiental das suas actividades.
A implementação de um sistema de gestão ambiental pode posicionar uma empresa como socialmente responsável, diferenciando-a dos seus concorrentes e reforçando positivamente a sua imagem aos olhos dos clientes e consumidores.
Reexame ambiental inicial (REI)
Também designado por análise inicial ou preliminar ou diagnóstico ambiental, não se trata de uma auditoria mas sim de uma análise preliminar do estado ambiental da empresa. O objetivo é obter uma visão prévia da empresa e dos impactes ambientais dos seus processos, produtos ou serviços da organização. Trata-se de uma etapa fundamental para o desenvolvimento posterior do sistema.
Nesta primeira fase, será efectuada uma análise dos problemas ambientais, dos efeitos e dos resultados produzidos na fábrica, a fim de avaliar a sua situação ambiental em relação à legislação em vigor. Serão identificados os aspectos ambientais das actividades, produtos e serviços realizados na empresa.
Para levar a cabo esta atividade podem ser utilizadas diferentes ferramentas:
- Questionário de situação preliminar
- Reconhecimento físico das instalações: processos principais e auxiliares.
- Revisão dos procedimentos organizacionais
- Entrevistas com o pessoal.
- Avaliação dos controlos ambientais efectuados sobre os aspectos ambientais.
- Identificar as práticas de gestão ambiental em vigor.
No caso do EMAS, o controlo ambiental inicial é um requisito obrigatório; nos sistemas ISO 14001:2015, não é explicitamente indicado como um passo obrigatório, mas é necessário realizá-lo para ter uma boa base antes de iniciar o sistema.
Verificação inicial da conformidade legal
Durante a segunda fase, será realizada uma Avaliação da Conformidade Legislativa, na qual os incumprimentos detectados serão claramente reflectidos.
Para o efeito, serão previamente identificados os requisitos legais aplicáveis, tomando como referência os regulamentos diretamente aplicáveis nos seguintes domínios: europeu, estatal, regional e local. Para além disso, podem existir requisitos próprios da organização, definidos pelas suas próprias autorizações ou pelos seus clientes.
Nesta fase, dada a amplitude da regulamentação existente e a sua grande variabilidade, é aconselhável recorrer a um serviço de software de legislação, como o EcoGestor Legislação, que nos fornece as ferramentas para realizar esta fase.
Preparação da documentação do sistema.
Nesta fase, devemos verificar quais são os requisitos documentais exigidos pela ISO 14001:2015 ou pelo EMAS para prosseguir com o seu desenvolvimento.
Será elaborada a documentação que se considere necessária para cumprir adequadamente com os requisitos estabelecidos na Norma, por exemplo: Elaboração de Manuais, Procedimentos, Instruções, etc…
Revisão da documentação existente – projeto – projeto de revisão – documento final
Implementação
Uma vez que as bases do sistema estejam estabelecidas e validadas pela direção, inicia-se a fase de implementação do sistema. Esta fase é variável, mas pode incluir
- A realização de acções de formação para o pessoal envolvido.
- Colaboração na aplicação dos procedimentos desenvolvidos.
- Resolução de dúvidas que possam surgir na aplicação dos procedimentos desenvolvidos.
- Revisão dos registos de execução gerados em resultado da aplicação dos procedimentos desenvolvidos.
- Procedimentos administrativos (não incluindo a execução dos projectos a eles associados), etc.
- Reuniões com diferentes pessoas ou comissões para explicar acções.
- Elaboração de registos
- Acompanhamento dos objectivos.
- Verificação da conformidade legal do controlo
Auditoria interna
Para verificar a idoneidade e eficácia do Sistema de Gestão Ambiental implementado após um período de funcionamento, deve realizar-se a auditoria interna do Sistema, tomando como referência a norma UNE-EN ISO 19.011, e como critério de auditoria a norma UNE-EN ISO 14001, bem como o Procedimento de Auditoria Interna do Sistema de Gestão Ambiental já implementado.
A auditoria abrangerá todos os documentos do Sistema e todas as actividades realizadas com o objetivo de
- Verificar a eficácia da implementação do Sistema.
- Verificar se o Sistema é ótimo para cumprir a Política e os objectivos planeados.
- Verificar a conformidade do sistema com os requisitos da Norma de Certificação.
- Certificação
A forma de garantir a terceiros que um sistema de gestão está corretamente implementado e em vias de melhoria é através do processo de certificação externa.