Software para la gestión de la prevención de riesgos laborales: cómo digitalizar la PRL

La digitalización de la prevención de riesgos laborales es una realidad. Las empresas que quieran ser competitivas deberán implantar soluciones tipo software y plataformas que permitan gestionar digitalmente la prevención de riesgos laborales. En plena era de la Industria 4.0, la digitalización transforma también el mundo laboral. El reto de la seguridad y salud en el trabajo en este nuevo paradigma está en convertir los datos en conocimiento. ¿Cuáles son las ventajas de usar un software para la gestión de la prevención de riesgos laborales? ¿Cómo puede la tecnología estar al servicio de la salud y seguridad en el trabajo? ¿Qué retos y desafíos tiene por delante la digitalización de la PRL? ¿Cómo digitalizar la información en un dpto de prevención de riesgos laborales?

Ventajas de utilizar un software para la prevención de riesgos laborales

• Aumento de la productividad del dpto de prevención de riesgos laborales

La tecnología derriba las barreras de espacio y tiempo, algo que se traduce en la optimización de recursos y la agilización de los procesos laborales. La propia ley de prevención de riesgos laborales obliga a la distribución de la información a los trabajadores sobre los riesgos y las medidas preventivas.

La digitalización y el uso de software para la prevención de riesgos laborales permite tener hiperconectados a todos los actores que intervienen en la PRL, tomar decisiones y llevarlas a cabo de manera más rápida, porque a la hora de hacer una consulta se accede a la información de forma inmediata, es decir, a golpe de clic.

• Reducción de costes
  

Una de las consecuencias de utilizar un software para la Prevención de Riesgos Laborales, es la reducción de costes asociados al almacenamiento, transporte, conservación e impresión de toda la documentación derivada de una correcta gestión de la prevención de riesgos laborales. Asimismo, una mejor gestión de los costes implica un control más eficaz de los procesos internos.

• Cero papel
  

Trabajar con datos en formato digital contribuye al mantenimiento y mejora del medio ambiente porque se reduce el uso del papel y la generación de residuos asociados. Mediante el uso de un software para la gestión de la prevención de riesgos laborales conseguimos reducir al máximo el consumo de papel y las burocracias de nuestro sistema de gestion de prevención de riesgos laborales. Conseguir un centro de trabajo ‘cero papel’ es posible implementando procesos y servicios de gestión documental digitales.

• Interconectividad de responsables de la PRL y de empleados
  

La digitalización documental permite que cualquier usuario con autorización pueda acceder a la información desde cualquier parte del mundo. Con los retos actuales, en los que incorporación del teletrabajo es una realidad palpable, con todo lo que este cambio conlleva en la gestión de las relaciones laborales en la empresa, es de máxima necesidad la incorporación de herramientas digitales que nos ayuden a hacer posible este nuevo escenario.

El uso de una software de prevención de riesgos laborales para la centralización digital de la PRL favorece un acceso más ágil y la interconexión entre los miembros.

• Mejora en la toma de decisiones de los responsables de PRL

La digitalización permite asegurar la inmediata disposición de la información relevante para la toma de decisiones.

Los datos, al estar organizados y estructurados, mediante un software para la digitalización de la prevención de riesgos laborales pueden ser mejor analizados, lo que se traduce en una mejora de la toma de decisiones.

Retos de la digitalización de la prevención de riesgos laborales

Aunque la digitalización de documentos ha creado nuevas oportunidades para el almacenamiento de datos y el intercambio de información, también abre una puerta a desafíos como:

• La importancia de la protección de datos

Aunque uno de los mayores riesgos de seguridad de la información para las empresas es el formato papel (estos se pueden perder y traspapelar), la digitalización de datos y la custodia documental supone también un reto para las empresas.

El cumplimiento de la normativa LOPD obliga a las organizaciones a disponer de un sistema de gestión de calidad que garantice la seguridad de los datos. El uso de un software para la digitalización de la prevención de riesgos laborales facilita el cumplimento de la legislación en esta materia: los documentos se envían encriptados, los datos más sensibles se almacenan cifrados, solo los usuarios autorizados pueden acceder a determinados archivos, los documentos que contienen datos personales no pueden ser transferidos sin autorización expresa, etc.

• Aparición de nuevos riesgos laborales

La digitalización en la PRL y el uso de programas para la gestión de la prevención de riesgos laborales, así como en otras áreas de gestión empresarial, han convertido a las comunicaciones (TIC) en una realidad en continuo desarrollo que debe ser abordada desde todos los ámbitos y, uno de ellos, es el de la seguridad y salud en el trabajo.

El trabajo con Pantallas Visualización de Datos (PVD) comporta la exposición a unos riesgos laborales, como la fatiga visual, la fatiga física y la fatiga mental. En este sentido, resulta imprescindible definir los requisitos ergonómicos que deben cumplir el mobiliario, los equipos de trabajo, las condiciones ambientales y la organización del trabajo para poner en marcha una plataforma digital para gestionar la prevención de riesgos laborales en la empresa.

• Flujos de trabajo ágiles y eficientes

La digitalización de la prevención de riesgos laborales mediante el uso de software o plataformas debe ir encaminada a agilizar los procesos de negocio, especificando cada paso del flujo de trabajo, concretando las actividades y dependencias relacionadas y definiendo los departamentos y roles involucrados en el proceso. El control de los flujos de trabajo se traduce en una automatización del proceso empresarial y una supervisión global de las etapas y una optimización de la PRL.

¿Qué partes de la prevención de riesgos laborales se puede digitalizar?

• Entrega de EPIS

Registrar las entregas, renovaciones y stock de EPIS es una de las partes de prevención de riesgos laborales que se puede digitalizar. El uso de una un software para gestionar los EPIS permitirá a los responsables de seguridad y salud en el trabajo obtener una trazabilidad de todo el proceso de solicitud y entrega, utilizando cero papel. La digitalización de los registros de confirmación no solo impide que se pierdan o extravíen los EPIS, sino que también previene accidentes laborales y posibles sanciones frente a inspecciones de trabajo.

• Coordinación de Actividades Empresariales

También se puede utilizar un software de gestión de Coordinación de Actividades Empresariales para dar cumplimiento a lo previsto en el Real Decreto 171/2004, para el tratamiento de toda la información relativa a Coordinación de Actividades Empresariales (CAE).

La digitalización de esta documentación facilita la tarea de estar al día en materia de información y formación a trabajadores de terceras empresas y llevar un mejor control de la documentación actualizada, las contratas y subcontratas que acceden al centro de trabajo, y los medios de coordinación necesarios entre ellas. Un software de prevención de riegos laborales debe incluir una solución para la gestion de este área tan relevante de la PRL.

• Legislación de Prevención de Riesgos Laborales

El conocimiento de la legislación de prevención de riesgos laborales de manera eficiente y actualizada es esencial para la empresa.

Un software de gestión de prevención de riesgos laborales debe incluir la actualización legislativa que permita dar cumplimiento a los apartados referentes a identificación, acceso, requisitos, obligaciones legales y evaluación para la norma ISO 45001:2018 de Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo fácilmente.

• Mantenimiento de máquinas y equipos de trabajo

El control de las operaciones de mantenimiento de equipos de trabajo e instalaciones de una organización también se puede llevar a cabo de manera automatizada.

Teniendo en cuenta que existen unas tareas de mantenimiento marcadas por disposiciones legales que son de obligado cumplimiento, el uso de una herramienta software para la gestión de los equipos de trabajo contribuye en gran medida a garantizar la seguridad y salud en el trabajo.

Ecogestor PRL una plataforma 360º para la prevención de riesgos laborales

Aunar la digitalización de las distintas partes de la prevención de riesgos laborales es posible gracias a una solución modular personalizable e integrada como EcoGestor.

Esta herramienta ,desarrollada por Eurofins EcoGestor, con el asesoramiento especializado de técnicos y auditores de prevención de riesgos laborales, permite una explotación inteligente e integral de la prevención de riesgos laborales en la empresa y dispone de módulos para:

Ecogestor PRL es una plataforma online desarrollada con tecnología SaaS, con una interfaz sencilla y accesible desde dispositivos móviles y tablets. Todo ello con el apoyo y la asistencia técnica de un consultor y auditor especializado en PRL.