¿Qué es un GMAO?
Un GMAO es un sistema de gestión de mantenimiento por ordenador, un software que centraliza la información del mantenimiento y facilita los procesos de las operaciones de mantenimiento. Un software GMAO ayuda a optimizar el uso y la disponibilidad de maquinaria, herramientas, vehículos, infraestructuras de plantas y otros activos y automatiza las asignaciones de mantenimiento preventivo y las órdenes de trabajo. A lo largo de este artículo trataremos de exponer para qué sirve un GMAO.
GMAO son las siglas de Gestión del mantenimiento asistido por ordenador, aunque este tipo de software en ocasiones se denominan CMMS, acrónimo de computerized maintenance management system.
El núcleo de una solución GMAO para mantenimiento es su base de datos, que organiza la información sobre los activos de un departamento de mantenimiento. Esto permite tener un registro centralizado de equipos y herramientas, realizar un seguimiento del ciclo de vida de los activos, y programar y llevar a cabo una supervisión de las actividades de mantenimiento, con un listado detallado de los trabajos realizados.
¿Para qué sirve un GMAO o CMMS en mantenimiento?
Las principales funcionalidades de un software GMAO son:
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Mantenimiento preventivo
El módulo más importante de una solución GMAO o CMMS es el de gestión del mantenimiento preventivo. Debido a la gran cantidad de activos que puede poseer una organización, resulta clave planificar los mantenimientos preventivos para prevenir fallas o averías y, en consecuencia, paros de actividad en el proceso de producción. Con un sistema GMAO se programa la periodicidad de los mantenimientos y, al mismo tiempo, se automatizan las órdenes de trabajo asociadas y se asignan los correspondientes recursos personales y técnicos.
En este artículo te explicamos los diferentes tipos de mantenimiento que pueden existir, todas ellas importantes de conocer para poder dar respuesta a la pregunta ¿Para qué sirve un GMAO?
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Gestión de órdenes de trabajo:
Otra de las funcionalidades principales de un GMAO o CMMS para un dpto. de mantemimeinto es la gestión de órdenes de trabajo (OT). Las órdenes de trabajo generadas suelen incluir información como:
- Número o codificación de la OT.
- Descripción y prioridad del trabajo.
- Instalación afectada
- Tipo de pedido (reparación, reemplazo, programado).
- Códigos de causa y solución.
- Recursos técnicos y operativos (personal asignado y materiales utilizados).
En un GMAO, la gestión de órdenes de trabajo puede incluir funcionalidades como:
- Automatizar la generación de órdenes de trabajo.
- Reserva de materiales y equipos.
- Programación y asignación de empleados, equipos de trabajo y turnos.
- Revisión del estado y seguimiento del tiempo de inactividad en caso de falla o avería.
- Registro los gastos planificados y reales.
- Posibilidad de incorporar documentación asociada, como manuales de reparación y procedimientos de seguridad.
Toda esta información se almacena en la base de datos de la solución GMAO. Al acceder a ella, el responsable de mantenimiento visualiza los recursos asignados a las OT y cuál es su estado: si han sido iniciadas o no, si están en curso o si ya han sido ejecutadas.
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Registro de activos
Un software GMAO o también denominado CMMS permite almacenar, acceder y compartir información de equipos, repuestos y herramientas como:
- Fabricante, modelo, número de serie, clase y tipo de equipo.
- Códigos asociados.
- Ubicación y posición.
- Estadísticas de rendimiento y tiempo de inactividad.
- Periodos de vida útil.
- Garantías.
- Sustituciones previstas.
- Calibraciones.
- Documentación, videos e imágenes como manuales de reparación, procedimientos de seguridad y garantías.
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Gestión de recursos y mano de obra
En la base de datos del sistema GMAO se almacena la información del personal técnico asignado al departamento de mantenimiento y se especifica cuáles son sus capacidades y habilidades para gestionar mejor qué recursos están más capacitados para realizar las distintas labores de mantenimiento. Con este módulo también se organizan mejor los equipos y los turnos de trabajo.
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Gestión de materiales e inventario
Un GMAO o CMMS también suele incluir un módulo para facilitar el inventario, distribución y recuperación de equipos y materiales de las operaciones de mantenimiento y reparación en las áreas de almacenamiento, centros de distribución e instalaciones. Además de llevar un control del stock y de los gastos de inventario, es posible que incluya la función de automatizar el reabastecimiento de los materiales para garantizar que estos siempre estén disponibles. El objetivo es evitar que, a la hora de hacer un mantenimiento, no se disponga del material necesario para llevarlo a cabo.
En este artículo te contamos como controlar los repuestos de almacén mediante un GMAO
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Informes, análisis y auditoría
Un software GMAO o CMMS permite generar informes en todas las categorías de mantenimiento, como disponibilidad de activos, uso de materiales, gastos de mano de obra y materiales, entre otros. Los responsables de mantenimiento analizarán la información para comprender la disponibilidad de los activos, las tendencias de rendimiento y la optimización del inventario de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO) con el fin de respaldar sus decisiones. Además, la solución GMAO facilita la recopilación y organización de la información de cara a futuras auditorías.
¿Cuáles son las ventajas de implantar un GMAO en un equipo de mantenimiento?
Las ventajas de implantar un sistema integrado para la gestión del mantenimiento (GMAO) son:
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Reducción de los costes de mantenimiento
Las reparaciones de emergencia, la información incompleta de los activos y las prácticas de mantenimiento reactivo pueden disparar los gastos de mantenimiento de las instalaciones. El uso de un GMAO o CMMS reduce significativamente estos costes al optimizar los procesos de mantenimiento de activos clave, incluida la administración de órdenes de trabajo y la administración de inventario MRO.
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Aumento de la eficiencia operativa
Un software GMAO aumenta la eficiencia operativa, ya que permite que las operaciones de mantenimiento pasen de un enfoque reactivo a uno preventivo, permitiendo desarrollar una estrategia avanzada de mantenimiento de activos. Se configuran alertas de mantenimiento para evitar que los activos sufran una falla o tengan un rendimiento inferior. Además, los datos bridan información y conocimiento al responsable de mantenimiento para tomar decisiones sobre procesos y activos.
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Aumento de la seguridad
El uso de un programa de mantenimiento GMAO reduce el riesgo y mantiene un entorno operativo seguro: se maximiza la seguridad de los empleados y simplifica al mismo tiempo los procesos de auditoría, haciendo que los procedimientos de seguridad sean más accesibles. Con una solución GMAO o CMMS el responsable de mantenimiento se mantendrá siempre informado de la capacitación en seguridad. Por otro lado, un sistema integrado para la gestión del mantenimiento puede proporcionar información a la hora de analizar incidentes.
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Mejor precisión del inventario
El inventario de un departamento de mantenimiento implica el pedido, el uso y el seguimiento de herramientas y piezas de repuesto. Con un sistema GMAO mejora su administración y la precisión del inventario al automatizar las compras, rastrear la información de las piezas y medir métricas generales como los costes de inventario y las estadísticas de uso.
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Procesos optimizados
La información de GMAO o CMMS, al ser compartida y accesible entre dispositivos para coordinar el trabajo de campo, posibilita a los responsables de mantenimiento el rastreo de las las órdenes de trabajo y la distribución de materiales para decidir qué recursos priorizar y optimizar.
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Visibilidad de los flujos de trabajo
El dashboard de GMAO permite al responsable de mantenimiento evaluar el estado y el progreso de los flujos de trabajo en tiempo real, aportando información sobre dónde está un activo, qué necesita, quién debería trabajar en él y cuándo. Facilita la visualización de las tareas de mantenimiento de las instalaciones.
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Mejora de la fiabilidad de los activos
Un GMAO o CMMS aumenta la visibilidad de la información clave de los activos, como el uso, cuándo se adquirió, cuándo se realizó el mantenimiento, el historial de reparaciones y el rendimiento. De esta forma se maximiza la eficiencia y se evitan posibles costes por mantenimiento reactivo.
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Decisiones basadas en datos
Los datos históricos en tiempo real sobre órdenes de trabajo, informes y análisis, información de gestión de activos e inventario aportan conocimiento a los responsables de mantenimiento, tanto del mantenimiento habitual como del mantenimiento correctivo, para que puedan tomar decisiones basadas en datos.
Cuando tenemos claro para qué sirve un GMAO, también podemos consultar un resumen con los principales criterios a tener en cuenta para elegir un buen GMAO
¿En qué sectores se puede utilizar un GMAO o CMMS como software de mantenimiento?
Una solución GMAO suele ser utilizada por organizaciones que buscan una gestión eficaz del mantenimiento de activos e instalaciones en diversos ámbitos y sectores como:
- Industria (energética, siderúrgica, metalúrgica, química, alimentaria, petroquímica, textil, construcción, automovilística, transporte y logística).