Hoy en día aún existen muchas empresas que siguen utilizando sistemas de Excel y papel para realizar la gestión documental de la coordinación de actividades empresariales en sus centros de trabajo. Esto lleva a errores en la Coordinación de Actividades Empresariales y es asumir riesgos innecesarios como consecuencia de los errores humanos que se producen de manera inevitable.
En este caso, lo que nos estamos jugando, es suficientemente importante como para evitar estos errores, ya que una mala gestión de la coordinación de actividades empresariales puede derivar en accidentes laborales y en pérdidas de vidas humanas. Además, aunque menos importante, detrás van las sanciones y la depuración de responsabilidades a la empresa titular y la contrata implicada en el accidente.
Todo esto es fácilmente evitable con un sistema de digitalización de todo el proceso, que nos ayudará a tener toda la situación bajo control y a estar más tranquilos garantizando que el sistema de coordinación de actividades empresariales funciona de manera eficaz.
En Eurofins EcoGestor trabajamos a diario con los equipos de seguridad de las empresas, hacemos muchas auditorías de cumplimiento legal al año, visitamos muchos centros de trabajo y sabemos los problemas diarios con los que se enfrentan los responsables de prevención para lograr realizar una coordinación de actividades empresariales eficiente y eficaz.
En este artículo, te vamos a hacer un resumen de 10 errores en la Coordinación de Actividades Empresariales y que podrían ser evitados digitalizando su gestión con un software como EcoGestor CAE.
10 Errores en la Coordinación de Actividades Empresariales
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Error 1: La documentación de la contrata o el trabajador no se corresponde con el perfil del trabajo que va a realizar
Muchas veces, cuando la coordinación de actividades empresariales se hace manualmente, es más difícil que todo tenga trazabilidad. Un error muy frecuente es que los trabajadores no presenten la documentación adecuada en función del perfil y los riesgos del trabajo que van a realizar en el centro titular. Por ejemplo, quizá vayan a realizar un trabajo en altura pero se han olvidado de suministrar el justificante de la formación de trabajos en altura.
Cuando no hay una gestión digital que te permita hacer una trazabilidad sencilla entre los riesgos en la empresa, el perfil del trabajador y los documentos, lo más frecuente es que al final falten documentos importantes y lo que es peor que los trabajos acaben siendo realizados por personal sin las cualificaciones o requerimientos necesarios, lo que aumenta mucho el riesgo de accidente y también de sanción.
Por el contrario, si dispones de un sistema digital es casi imposible que esto suceda, porque el sistema te va dirigiendo e indicando los documentos requeridos según el trabajo que se vaya a realizar.
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Error 2: Disponer de la documentación obsoleta
Este error, desde nuestra experiencia, es un clásico. Si tenemos los documentos en soporte físico, es muy fácil no darnos cuenta de que un determinado documento está obsoleto, caducado, o fuera de vigor. En la vorágine de papeles es sencillo perderse y el día a día del trabajo hace que muchas veces el equipo de prevención no pueda llevar al día los documentos.
Con un sistema digitalizado eso nunca pasaría, puesto que el propio software CAE te enviaría avisos de que los documentos están caducados y dispondrías de alertas de colores que indicarían con total claridad qué documentos están fuera de vigor.
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Error 3: Que no haya trazabilidad en toda la documentación
Es lógico que una gestión manual de documentos lleva inevitablemente a pérdidas de trazabilidad en la documentación. Documentos que son de otro trabajador, documentos que no corresponden en función del riesgo del trabajo que se va a realizar, documentos de otro periodo temporal… la lista puede llegar a ser infinita.
Por mucho que queramos tener los documentos organizados en carpetas, los errores humanos son inevitables.
Con un software CAE como EcoGestor, toda la documentación estará organizada digitalmente, sin posibilidades de salirse del guion y los errores, en caso de producirse, se detectan de una forma muy rápida y visual.
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Error 4: No garantizar que las contratas hayan leído documentos importantes
Este es otro de los problemas que frecuentemente nos encontramos en las empresas. Sin un sistema digital, es francamente difícil garantizar que las empresas contratas hayan leído aquellos documentos críticos antes de entrar al centro titular para realizar un trabajo. Documentos como las normas de seguridad a seguir, normas de actuación en caso de emergencia o cualquier otro documento que debe ser de obligada lectura, en la mayoría de los casos acaban sin ser conocidos por las empresas contratas, dada la imposibilidad de garantizar un acuse de recepción de los documentos.
Con un software como EcoGestor CAE esto no sucederá, puesto que el sistema registra cuando los documentos son leídos por las contratas y además, la digitalización nos da muchas facilidades para hacer llegar de manera automática esos documentos a las contratas sin riesgo de que se nos haya olvidado.
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Error 5: No encontrar los documentos
Una gestión de la coordinación de actividades empresariales de forma manual aumenta el riesgo de pérdidas de documentos o de no localizar los documentos en el momento necesario. En la mayoría de los casos los técnicos de PRL gastan demasiado tiempo tratando de encontrar documentos que no saben dónde se archivaron, necesarios para la realización de un determinado trabajo. Recopilar todo el historial de documentación de un determinado trabajo es francamente difícil sin apoyarse en una solución digital.
Por esta razón, tener un sistema digital garantiza que los errores se minimicen enormemente, facilitando también el trabajo a los responsables de prevención que podrán utilizar el tiempo en tareas de mayor importancia que estar buscando documentos.
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Error 6: No disponer de información a golpe de vista para valorar la situación y planificar los trabajos
Indudablemente no es lo mismo revisar un cuadro de mando con un sistema gráfico y visual donde los errores se detectan a un golpe de vista, que manejar carpetas de documentos imposibles de organizar y de explotar.
En un sistema digital dispondremos de un cuadro de mando muy fácil de interpretar. En caso contrario lo más habitual es que no podamos planificarnos de manera tan sencilla, porque nos iremos dando cuenta de los errores sobre la marcha: documentos que faltan debido a lo cual el trabajador no puede entrar al centro de trabajo, formación sin renovar, todo ello acabará llevándonos a una absoluta falta de planificación de los trabajos, pérdidas de tiempo y de dinero.
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Error 7: Los trabajadores llegan al centro y no pueden entrar por falta de previsión
Este error nos lo encontramos con muchísima frecuencia. Trabajadores de contratas que llegan a la puerta del centro titular para realizar un trabajo y se encuentran allí con que no pueden acceder al centro porque les falta documentación y no se habían dado cuenta. Esto implica gastos en desplazamientos innecesarios, replanificaciones de trabajo, penalizaciones por parte del centro titular… En resumen, un sinfín de problemas que con un software CAE no sucedería, porque el sistema es tan intuitivo y visual que esos errores se detectan de manera rápida y además el sistema nos envía avisos automáticos con recordatorios para evitar despistes de última hora.
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Error 8: versiones obsoletas de documentos
Llevar al día la documentación eliminando las versiones obsoletas que ya no están en vigor parece algo sencillo, pero en el día a día se puede convertir en el gran caballo de batalla para los técnicos de PRL. Los documentos CAE suelen ser intercambiados con múltiples actores, como proveedores, contratas y otros departamentos, (mantenimiento, compras, administración), por lo que pueden estar distribuidos en una gran variedad de lugares diferentes.
De repente te das cuenta que en el departamento de producción están manejando un documento que ya no está en vigor y que olvidaste sustituir. ¿Te resulta familiar?
Compartir la documentación CAE entre departamentos para su aprobación o distribución es un trabajo propenso a errores.
Esto puede acabar acarreando problemas importantes, como informar a las contratas de información errónea, porque se ha utilizado una versión del documento que ya no estaba en vigor, normas de seguridad que ya no aplican, etc…
Sin duda, la gestión manual de la coordinación de actividades empresariales lleva mucho riesgo asociado y no es la mejor de las maneras de gestionar un tema tan importante en el que está en juego la vida de trabajadores. Es difícil disponer de información clara ante tanto papeleo, y hacer un seguimiento de la situación se hace poco menos que imposible.
Utilizar un sistema digital va a suponer un cambio notable en la eficiencia de los trabajos, reduciendo pérdidas de tiempo innecesarias y datos en tiempo real que permiten tomar decisiones rápidas, planificadas e inteligentes.
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Error 9: Falta de entendimiento entre la empresa titular y el contratista
Los contratistas a menudo se confunden sobre la documentación que deben aportar, tienen carencias de conocimientos en prevención de riesgos laborales y tampoco tienen claros los pasos que deben seguir para coordinarse con la empresa principal.
Con un sistema de documentación manual eso se agrava aún más. Sin embargo con un software como EcoGestor CAE, los pasos a seguir son intuitivos y el contratista solo tiene que ir siguiendo las indicaciones de la herramienta y del soporte online que siempre está disponible para ayudar en todo el proceso. De esta manera, se evitarán todo tipo de errores en la Coordinación de Actividades Empresariales.
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Error 10: Elegir el Software CAE incorrecto
Una vez que las empresas se dan cuenta de que la digitalización de la CAE es imprescindible, se lanzan a la “aventura” de buscar un software CAE que cubra sus necesidades. Pero muchas veces se equivocan y eligen una solución que no cubre sus particularidades al 100 %. Por eso te dejamos aquí este artículo donde te explicamos cuáles son las variables en las que te debes fijar para la selección del software CAE adecuado.
Digitalizar la gestión documental de la Coordinación de Actividades Empresariales es un gran paso y la herramienta que se elija debe estar acorde con esta decisión.
Ahorra tiempo en la coordinación de actividades empresariales
No deberías pensarlo mucho. Digitalizar tu departamento de prevención de riesgos laborales es una necesidad hoy en día.
En Eurofins EcoGestor te invitamos a pruebes nuestro software EcoGestor CAE, para eliminar todo el papeleo, digitalizar, automatizar y simplificar la Coordinación de Actividades Empresariales.
Pero por supuesto, debes elegir aquel software que mejor se adapte a tus necesidades.
Por eso queremos que conozcas EcoGestor CAE y puedas tomar una decisión basada en el conocimiento. Si quieres conocer nuestro software puedes solicitarnos una demo totalmente gratuita de EcoGestor CAE para que veas en primera persona cómo funciona y si es la herramienta que necesitas en tu empresa.