La Coordinación de Actividades Empresariales y su gestión documental es una de las tareas más arduas en toda organización, ya que legalmente las empresas que subcontratan servicios a empresas terceras deben solicitar una serie de documentos para cumplir con la normativa vigente en materia de Prevención de Riesgos Laborales. Para reducir lo máximo posible los tiempos y recursos empleados en la gestión de esta Coordinación de Actividades Empresariales y cumplir con los requisitos del RD 171/2004, la mejor opción es decantarse por un software online para la gestión documental de la CAE. ¿Sabes cómo elegir un software CAE para la coordinación de actividades empresariales sin equivocarte? Aquí veremos las claves para elegir un software CAE
Estos son todos los 14 factores clave que debes tener en cuenta si estás en proceso de elección de un software CAE para la coordinación de actividades empresariales:
1. Software CAE fácil de usar y visual
Elige una plataforma CAE que ofrezca un software con una gran usabilidad para llevar a cabo todas las tareas de manera sencilla y ágil, que tenga opciones como menús de ayuda integrados o posibilidad de asistencia online. También es importante tener en cuenta cómo se visualiza la información en el dashboard, que debe ser claro y conciso. Trata de fijarte en detalles que permitirán hacer un uso intuitivo de la plataforma como, por ejemplo, la existencia de gráficos en los informes o si el software dispone de un semáforo visual para comprobar el estado de la documentación de coordinación de actividades empresariales.
2. Tecnología SaaS
Decantarse por una plataforma CAE que no precisa de instalación de componentes externos, es decir, de tecnología SaaS (Software as a Service), es todo un acierto y te evita todo tipo de problemas. Esto permite que tengas acceso libre desde cualquier dispositivo electrónico con conexión a internet, sin importar el lugar ni la hora. Además, reduce los costes de mantenimiento y garantiza la seguridad de la información.
3. Elaboración de informes
Es importante que la herramienta CAE permita la elaboración de estadísticas e informes sobre el registro de accesos, trabajadores, máquinas o vehículos para conocer el grado de cumplimiento de la gestión documental. Comprueba que la plataforma CAE permita la explotación de toda la información necesaria para valorar el estado de aptitud de las empresas contratistas.
4. Software CAE modular, escalable e integrable
Configurar la herramienta CAE en función de las necesidades presentes y futuras de prevención de tu organización, es otro punto importante a tener en cuenta a la hora de elegir un proveedor. No es lo mismo elegir un software CAE para una empresa con solo un centro de trabajo que para un grupo empresarial con muchos centros de trabajo. La herramienta que elijas debe permitir todas estas múltiples configuraciones. Además de la gestión documental para el cumplimiento de la normativa CAE, es interesante elegir una plataforma para la coordinación de actividades empresariales que te permita escalar a otros módulos integrados, por ejemplo que disponga también de soluciones para la gestión de EPIS, de maquinaria o de herramientas en almacén, módulo legislativo en materia de Prevención de Riesgos Laborales, en caso de que quieras ampliar el alcance del servicio en el futuro.
- Es fundamental que la solución tenga integración con soluciones legislativas que te permitan conocer la normativa de coordinación de actividades empresariales que aplica a tu empresa.
- Ten en consideración, que con los mismos usuarios y contraseñas puedas acceder a todas estas soluciones, de manera que estén perfectamente integradas.
5. Integrable con sistemas de control de accesos
Que el software CAE esté integrado con una solución para el control de accesos es un punto a tener muy en cuenta, con funcionalidades como el registro de entrada y salida de trabajadores, maquinaria, y vehículos de contratas y subcontratas a los centros de trabajo, la activación del acceso al centro de trabajo en función del cumplimiento de la documentación en base a la normativa CAE o la generación de tarjetas de acceso.
6. Asesoramiento personalizado y experto en la materia
Elegir una plataforma CAE con un servicio de asesoramiento personalizado te permitirá sentirte respaldado y saber que tus dudas serán resueltas de manera ágil y eficaz, tanto aquellas que se refieren a la normativa como las que tengas sobre el uso de la herramienta. Asegúrate de que el soporte sea ofrecido por un equipo de técnicos superiores en prevención de riesgos laborales con amplios conocimientos legislativos, y que el soporte esté en el país donde tienes tus centros de trabajo. Te garantizamos que a lo largo de todo el proceso de implantación del software, vas a necesitar un apoyo de personas expertas que hablen tu idioma y sean especialistas en la materia.
7. Posibilidad de outsourcing técnico
Si buscas un servicio CAE integral, te interesará la posibilidad de externalizar la gestión de la documentación para asegurar el cumplimiento de la normativa en coordinación de actividades empresariales. Deja en manos de terceros la validación y la gestión de la coordinación, lo que te permitirá un ahorro de tiempo y dinero enorme. Pero debes siempre comprobar que el servicio de validación externa esté en manos de expertos en Prevención de Riesgos Laborales. En ese caso, el equipo de expertos se encargará de la configuración de la documentación CAE en las plataformas de tus clientes, la verificación de cumplimientos, la asignación de fechas de validez, actualizaciones, caducidades, etc.
8. Configuración de alertas
La configuración de alertas con avisos al email de las obligaciones con vencimiento es una funcionalidad muy importante para llevar al día todos los requerimientos de la normativa: cuando caducan los documentos, cuando se han subido nuevos documentos pendientes de validar…. etc. Con esta funcionalidad podrás despreocuparte de la gestión diaria puesto que recibirás alertas de todas los vencimientos que se estén produciendo.
9. Formación a clientes y contratas
Busca un servicio integral, con consultores PRL que briden soporte técnico tanto al cliente como a las contratas en el manejo de la aplicación: cómo se accede a la plataforma, cómo crear perfiles de trabajadores, cómo cargar documentación, etc. Debes garantizar que te acompañen durante todo el proyecto para garantizar el éxito del mismo
10. Cumplimiento LOPD
Ten en cuenta que a una plataforma CAE vas a subir documentos personales que son sensibles en materia de protección de datos. Por ello es necesario, que elijas una plataforma CAE que garantice la seguridad de sus servidores para el cumplimiento de la normativa LOPD.
Para ello puedes fijarte en detalles importantes como si dispone de las certificaciones ISO 27001 o ISO 9001 relativas a la gestión de la calidad de los servicios y al aseguramiento, confidencialidad e integración de la información, así como de los sistemas que la procesan.
11. Software para la coordinación de actividades empresariales en inglés
Probablemente muchas de los contratistas que utilicen la herramienta sean de otros países. Garantizar que la plataforma esté traducida al inglés es una garantía de éxito en la implantación del sistema de coordinación de actividades empresariales en inglés
12. Soporte informático propio
Que no te vendan gato por liebre. Garantiza que la empresa suministradora de la plataforma, tenga su propio equipo de desarrolladores y de innovación que puedan responderte de manera ágil ante cualquier problema informático que se presente.
13. Índices de accidentabilidad
Dado que el fin que se persigue con una plataforma para la coordinación de actividades empresariales es reducir la accidentabilidad en el centro de trabajo, es interesante que la herramienta CAE disponga de un módulo para realizar el seguimiento de los índices de accidentabilidad de las empresas contratas. Esto te permitirá optimizar y controlar mejor la coordinación de actividades empresariales en tu organización.
14. Gestión de recursos formativos
Existen herramientas CAE en el mercado que tienen incorporado un módulo para la gestión de la formación de trabajadores de contratas y subcontatas. Uno de los requisitos CAE claves en una organización, es garantizar la formación de los trabajadores en función de su perfil de trabajo, por lo que es crítico disponer de una herramienta que integre esta funcionalidad donde podrás saber qué trabajadores han recibido la formación y podrás gestionar los contenidos formativos.
Software CAE
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