Ante la nueva situación que estamos viviendo, debemos continuar garantizando la seguridad en los centros de trabajo prestando atención a todos los aspectos que garanticen el control de los contratistas a las instalaciones. Muchas personas tienen dudas sobre qué documentación CAE se debe solicitar durante el estado de alarma por COVID-19 para garantizar el intercambio documental de Coordinación de Actividades Empresariales. Desde el departamento CAE de ENVIRA arrojamos luz sobre este tema.
¿Qué documentación deben aportar las empresas concurrentes?
A pesar del estado de alarma en el que se encuentra España, la CAE continua vigente, por lo que hay que seguir llevándola a cabo y cumplir con el Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de coordinación de actividades empresariales.
En este sentido, los documentos que deben aportar las empresas concurrentes durante el estado de alarma por COVID-19, son básicamente los mismos, si bien en ellos habrá que comprobar su adecuación a la nueva situación.
¿Qué cambia en CAE por la situación de alarma por COVID-19?
Esta situación extraordinaria está afectando a todos los niveles, más aún en las organizaciones que han de adaptarse para evitar riesgos a los trabajadores, por tanto, muy recomendable considerar los siguientes factores:
- La existencia de nuevos protocolos de Prevención de Riesgos Laborales en las empresas. Cada actividad se adapta día a día a las recomendaciones de las autoridades sanitarias y es importante la información y formación de los trabajadores.
- Las caducidades de los documentos. Existen documentos que no podrán ser actualizados o renovados a causa del estado de alarma decretado el pasado 14 de marzo como el DNI, la ITV, o realización de reconocimiento médico de los trabajadores. Para ampliar esta información puedes consultar el post informativo sobre caducidades de documentos CAE por el COVID-19 que hemos publicado recientemente y que siempre mantenemos actualizado.
Desde ENVIRA os enumeramos algunos de los documentos más habituales que suelen solicitarse en coordinación de actividades empresariales, si bien estos han de ser adecuados siempre a la actividad de las empresas y los trabajos a desempeñar por las contratas.
Documentación que puede solicitarse a nivel de empresa
- Contratos mercantiles con clientes, proveedores y contratistas.
- Contratos laborales.
- Contratos de puesta a disposición de trabajadores de ETT.
- Listado de personal propio, de proveedores, contratistas y visitas.
- Documentación de la Seguridad Social de empresa, proveedores, contratistas y visitas.
- Póliza de responsabilidad civil de empresa, proveedores, contratistas y visitas.
- Modalidad preventiva implicada en la empresa, indicando las especialidades contratadas y justificante de pago.
- Evaluación de riesgos para la actividad a desarrollar (a revisar medidas acordes a la nueva situación según las últimas recomendaciones del Ministerio respecto a EPIs, concurrencia, distancias, protección colectiva,…).
- Asociación a la mutua.
- Código de identificación fiscal.
- Certificado de estar al corriente con la Agencia Tributaria.
- Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social.
- Recibo de liquidación de cotizaciones (TC1).
- Póliza de seguro de responsabilidad civil y justificante de pago.
- Póliza de seguro de accidentes (según convenio).
Documentación que puede solicitarse a nivel de trabajador
- Aptitud médica.
- Entrega de equipos de protección individual (EPIS). Con consideración del estado en el que nos encontramos y las dificultades añadidas en este aspecto.
- Formación en prevención adecuada al puesto de trabajo (incluida formación adaptada a los riesgos por COVID19).
- Formación específica dependiendo de la actividad desarrolladla por el trabajador (trabajos en altura, espacios confinados, carretillas elevadoras, trabajos eléctricos, etc.).
- Entrega de información de riesgos (incluida información sobre los nuevos riesgos).
- DNI.
- Reconocimiento de alta en la Seguridad Social.
- Informe de trabajadores en alta (TC2).
- Recibo de pago como autónomo (si fuera su caso).
- Carnet de conducir o si aplica cualquier carnet específico como puede ser para el manejo de grúas, carretillas elevadoras, etc.
- Autorización para uso de maquinarias.
- Registros de entrega de EPI’s a trabajadores de proveedores, contratistas y visitas.
- Registros de ofrecimiento de reconocimiento médico y certificados de aptitud médica de trabajadores de proveedores, contratistas y visitas.
- Designación de Recurso Preventivo o Coordinador de Actividades Preventivas.
Documentación maquinaria
- Permisos de circulación.
- Ficha técnica.
- Inspección técnica del vehículo (ITV).
- Seguro obligatorio y justificante de pago.
- Revisiones de mantenimiento.
- Marcado CE o Certificado de adecuación para equipos de trabajo.
- Manual de uso de máquina (en castellano).
- Cesión de equipos, productos e instalaciones a contratistas, etc.
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