Se consideran las fases para el desarrollo de un Sistema de Gestión Ambiental en una empresa hasta su certificación sin incluir las posibles actuaciones a ejecutar tras la misma.
Podemos definir que existen 6 fases fundamentales a la hora de implementar un sistema de gestión ambiental en la empresa.
Decisión
La empresa debe analizar los beneficios de la implantación de un sistema y decidirse por aquel que más le interese, incluso definir si se implanta como beneficio ambiental o, lo más habitual, si va a finalizar con la consecución de un certificado. En este último caso la empresa debe decidir si opta por implementar la ISO 14001:2015 o el EMAS.
Existen muchos motivos que pueden hacer a una empresa decantarse por la implantación de un sistema de gestión ambiental, desde que sea una imposición de sus clientes hasta una filosofía para reducir el impacto ambiental de sus actividades.
La implantación de un sistema de gestión ambiental puede posicionar a una empresa como socialmente responsable, diferenciándose de la competencia y reforzando, de manera positiva, su imagen ante clientes y consumidores.
Revisión ambiental Inicial (RAI)
También denominada revisión inicial o preliminar o diagnóstico ambiental, no se trata de una auditoría sino de un análisis previo del estado ambiental de la empresa. Se busca obtener una visión previa de la empresa y los impactos ambientales de sus procesos, productos o servicios de la organización. Es una etapa fundamental para el desarrollo posterior del sistema.
En esta primera fase, se llevará a cabo un análisis de los problemas, efectos y resultados en materia ambiental, que se producen en la Planta, de cara a evaluar su situación ambiental respecto a la legislación vigente. Se identificarán los aspectos ambientales de las actividades, productos y servicios que se llevan a cabo en la empresa.
Para la realización de esta actividad, se pueden utilizar distintas herramientas:
- Cuestionario previo de situación
- Reconocimiento físico de las instalaciones: procesos principales y auxiliares.
- Revisión de procedimientos de la organización
- Entrevistas al personal.
- Evaluación de los controles ambientales realizados sobre los aspectos ambientales
- Identificar las prácticas de gestión medioambiental que se realizan
En el caso del EMAS la revisión ambiental inicial es un requisito obligatorio, en los sistemas ISO 14001:2015 no figura como un paso obligatorio de manera explícita pero sí que es preciso realizarla para tener una buena base antes de comenzar con el sistema.
Verificación de cumplimiento legal inicial
Durante la segunda fase se realizará una Evaluación del Cumplimiento Legislativo en la cual quedarán claramente reflejados los incumplimientos detectados.
Para ello, se identificarán previamente los requisitos legales aplicables, tomando como referencia la normativa de aplicación directa en los siguientes ámbitos: europeo, estatal, autonómico y local. Además, pueden existir requisitos propios de la organización, marcadas por sus propias autorizaciones o por sus clientes.
En esta fase, dada la amplitud de la normativa existente y su alta variabilidad, lo más recomendable es disponer su un servicio de software de legislación, como EcoGestor Legislación, que nos de las herramientas para realizar esta fase.
Elaboración de la documentación del sistema.
En esta fase debemos comprobar qué requisitos documentales son exigibles por la ISO 14001:2015 o por el EMAS para proceder a su desarrollo.
Se elaborará aquella documentación que se considere necesaria para cumplir de forma adecuada con los requisitos establecidos en la Norma, por ejemplo: Elaboración de Manual, Procedimientos, Instrucciones, etc…
Revisión documentación existente—-borrador —-revisión borrador—-Documento definitivo
Implantación
Una vez se dispone de las bases del sistema asentadas y validadas por la dirección, comenzará la etapa de implantación de dicho sistema. Es variable pero puede incluir:
- La impartición de cursos de formación al personal implicado.
- Colaboración en la aplicación de los procedimientos desarrollados.
- Resolución de dudas que surjan en la aplicación de los procedimientos desarrollados.
- Revisión de los registros de implantación generados como consecuencia de la aplicación de los procedimientos desarrollados.
- Tramitaciones administrativas (no se incluye la realización de los proyectos asociados a las mismas), etc.
- Reuniones con diferente personal o comisiones para explicar actuaciones
- Elaboración de registros
- Seguimiento de objetivos.
- Verificación de cumplimiento legal de seguimiento
Auditoría interna
Con el objeto de comprobar la idoneidad y efectividad del Sistema de Gestión Ambiental implantado tras un período de funcionamiento del mismo, se debe llevar a cabo la Auditoria interna del Sistema, tomando como referencia la norma UNE-EN ISO 19.011, y como criterio de auditoría, la norma UNE-EN ISO 14001, así como el Procedimiento de Auditoria Interna del Sistema de Gestión Ambiental ya implantado.
Serán objeto de la auditoria todos los documentos del Sistema y todas las actividades desarrolladas con el fin de:
- Comprobar la efectividad de la implantación del Sistema.
- Comprobar si el Sistema es óptimo para cumplir con la Política y los objetivos previstos.
- Comprobar el cumplimiento del sistema respecto a los requisitos de la Norma de Certificación.
Certificación
La manera de garantizar ante terceros que un sistema de gestión está correctamente implementado y avanzando hacia la mejora es mediante el proceso de certificación externa.