¿Qué es un sistema CMMS?

¿Qué es un CMMS?

Un CMMS (Computerized Maintenance Management System), en español, Sistema de Gestión de Mantenimiento Asistido por Computadora (GMAO), es un software diseñado para ayudar a las organizaciones a gestionar de manera eficiente todas las actividades relacionadas con el mantenimiento de sus activos. En este artículo repasamos qué funcionalidades incluye un CMMS y qué ventajas se derivan en las organizaciones que lo implantan.

Quién puede beneficiarse de un CMMS:

Un CMMS o sistema computarizado de gestión de mantenimiento es un software que permite centralizar todos los datos referentes a los activos de una organización y todas las operaciones de mantenimiento relacionadas.

Los CMMS son software que se utilizan en todo tipo de empresas, tanto en industria manufacturera, construcción, transporte, sector servicios, o cualquier otro tipo de sector, puesto que, al tratarse de herramientas versátiles y personalizables, son susceptibles de ser utilizados en cualquier tipo de instalación u organización para optimizar y digitalizar la gestión de los activos y sus mantenimientos.

El alcance de un CMMS no está limitado únicamente al uso industrial, sino que puede ser utilizado en otro tipo de organizaciones. En resumen, un CMMS es una herramienta clave para la gestión del mantenimiento en cualquier organización donde se disponga de un número importante de activos o equipos que están sujetos a inspecciones y reparaciones y donde sea necesario organizar toda la documentación derivada de su mantenimiento.

La historia de CMMS

Los primeros CMMS aparecieron en los 80s y durante la década de los 90 comenzaron a popularizarse. La llegada de estos sistemas permitía reemplazar los registros de mantenimiento manuales utilizados en la gestión de órdenes de trabajo, la planificación del mantenimiento y el histórico de datos. En la década de 1990, los CMMS comenzaron a compartir información a través de redes locales.

En la década de 2000 con el impulso de la conectividad basada en web se expandieron las funcionalidades de CMMS y su desarrollo y optimización fue cada vez mayor, llegando a la última generación de CMMS actuales, basados en la nube, con un gran desarrollo de la movilidad, aumento de la explotación de los datos con carácter predictivo y de la seguridad de estos.

Sin duda, nada tienen que ver los actuales sistemas CMMS con la primera generación de este tipo de software. El avance de la tecnología ha sido clave para que estas herramientas se vuelvan imprescindibles en cualquier organización para la optimización y ahorro en costes del área de mantenimiento.

¿Qué funcionalidades tiene un CMMS?

Toda la información del CMMS está centralizada sobre la base de datos o inventario de activos de la organización. El inventario o registro de activos es por tanto el punto central sobre el que pivota toda la estructura.

Sobre este inventario de activos se da soporte a las restantes funcionalidades del sistema que permiten digitalizar, organizar y optimizar todo el mantenimiento de equipos, instalaciones y activos en general de la organización.

Si bien no todos los CMMS son iguales, puesto que existen sistemas más avanzados que otros, de manera general todos suelen tener las siguientes funcionalidades:

• Registro o inventario de activos: los CMMS suelen disponer como punto central de un inventario de activos, donde se registra y comparta toda la información necesaria para la caracterización de nuestros equipos. Entre la información que se suele registrar en el inventario está:

1. Nombre del equipo
2. Fabricante, modelo, número de serie y categorización del equipo
3. Datos de ubicación
4. Tiempo de vida del equipo, fecha de instalación
5. Documentación, videos e imágenes, manuales de reparación, procedimientos de seguridad y autorizaciones de cada equipo
6. Datos de medidores, sensores conectados con el equipo

• Gestión de mano de obra: casi todos los CMMS disponen de un registro de todos los operarios, y la posibilidad de conocer su gestión del tiempo: tareas asignadas, turnos, etc lo que permite disponer de una planificación de recursos humanos en el departamento de mantenimiento.
• Gestión de órdenes de trabajo: las órdenes de trabajo, o partes de operación, son los registros donde se documenta toda la información de las operaciones de mantenimiento o reparación realizadas. Los CMMS suelen contemplar ordenes de trabajo digitales donde se incluye información como:
  • Número de orden de trabajo
  • Descripción de las operaciones
  • Prioridad en su realización
  • Tipo de orden (reparación, preventiva, correctiva)
  • Operarios asignados y materiales utilizados
  • Equipos de protección necesarios
  • Fecha de realización de los trabajos

Las órdenes de trabajo son claves para la trazabilidad de todo el sistema de mantenimiento dentro de un CMMS. La implantación de un CMMS permite la gestión digital de estas ordenes de trabajo, dejando de lado los documentos en papel y en excel y con posibilidad de disponer de un histórico digital de trabajos que puede ser consultados desde cualquier punto y a través de infinidad de campos de búsqueda.

• Programación / planificación. La funcionalidad más importante de un CMMS es la posibilidad de programar nuestro plan de mantenimiento preventivo y poder visualizarlo desde diferentes vistas: calendarios, cuadriculas, listados.  Conocer cuándo están programados los trabajos, recibir alertas de vencimiento y poder planificar recursos es la funcionalidad clave en todo CMMS.
• Mantenimiento preventivo. el mantenimiento preventivo es aquel que está planificado. De manera habitual la planificación de los trabajos se realiza bien porque exista una obligación legal con una periodicidad concreta, o bien porque el fabricante del equipo nos recomiende seguir unas pautas periódicas de mantenimiento de los equipos, basadas en criterios temporales o de horas de funcionamiento del equipo u otra variable. Un CMMS le permitirá llevar el control de estas operaciones de mantenimiento preventivo que se plasmarán en un plan de mantenimiento o calendario de mantenimiento. La posibilidad de automatización de órdenes de trabajo basándose en la periodicidad o en una secuencia programada, permite llevar un control automatizado de los trabajos preventivos, de manera que se minimicen los errores y los olvidos en la realización de las operaciones de mantenimiento.
• Mantenimiento correctivo. Otra parte esencial es la gestión del mantenimiento no planificado. Aquel que deriva de averías e incidencias que tienen que ser reparadas.
• Gestión de materiales e inventario. estos módulos permiten disponer de un inventario de repuestos para conocer el stock disponible de cada material en cada momento. Permite conocer el stock antes de planificar un mantenimiento. También se puede lanzar una orden de compra de repuestos.
• Informes, reports y KPIS. la mayoría de los CMMS disponen de avanzados cuadros de mando donde explotar toda la información y disponer de KPIs de mantenimiento que nos permitan hacer un seguimiento avanzado del estado de nuestros equipos. Los CMMS suelen disponer de sistemas de cálculo de indicadores como disponibilidad de equipos, MTBF, costos de mano de obra y materiales, etc. El análisis de esta información permite a la organización comprender la razones y causas por las que suceden ciertas averías, y analizar las tendencias de rendimiento y la optimización de inventario y otras informaciones necesarias que pueden dar soporte a  decisiones de negocio
• Herramienta de Gestión Legal. es muy importante que el CMMS disponga también un módulo legal, en el que podamos conocer en todo momento las obligaciones legales a las que están sometidos nuestros equipos para poder elaborar las rutinas legales de mantenimiento
• Gestión de proveedores. Gestionar los proveedores, sabiendo el estado de los pedidos subcontratados con empresas proveedoras, y la optimización de las empresas contratistas en cuanto a la prevención de riesgos laborales
• Automatización del flujo de trabajo. Los CMMS disponen de sistemas automatizados de flujos de trabajo, con alertas y avisos programados cuando se alcanzan determinadas fechas de vencimiento o cuando se asignan operaciones o se alcanzan determinados parámetros

Ventajas de la implantación de un CMMS

Con una tecnología mejorada a tenor de los nuevos avances, los sistemas CMMS ofrecen cada vez una mayor funcionalidad a los usuarios. De esta manera, se convierten en una herramienta imprescindible para un departamento de mantenimiento.

Un CMMS puede ayudar a reducir los costes de mantenimiento y beneficiar a nuestro departamento de mantenimiento con una mejor organización y optimización de los trabajos. Esto contribuirá a una reducción de costes.

A continuación vemos  algunas ventajas que los programas CMMS pueden aportar:

• Trabajo colaborativo: El CMMS permite la colaboración entre los diferentes actores que intervienen en un área de mantenimiento. Estos son los responsables, operarios, proveedores externos y los técnicos encargados del mantenimiento. Todos los actores pueden consultar la información centralizada y estar al día de los cambios. El CMMS permite también el envío de notificaciones automáticas a los operarios para que puedan saber en todo momento los trabajos asignados y trabajar así de forma colaborativa.
• Disponer de indicadores y KPIS: Los CMMS generan reportes y gráficos con los principales indicadores y KPIs de mantenimiento. Esto permite la toma decisiones de forma precisa y acertada con base a los datos históricos e inteligentes
• Trazabilidad de los datos: Los CMMS garantizan la trazabilidad y organización de los datos en la medida en que registran de manera electrónica, toda la información. De esta forma eliminamos la necesidad de seguir rastros de documentos y hojas impresas.
• Facilita el cumplimiento legal: los software CMMS nos garantizan el cumplimiento legal en caso de inspección. Así, todos nuestros equipos estarán al día en cuanto a inspecciones periódicas legales.
• Reducción de costes: Cuando el mantenimiento de los activos se realiza regularmente, cumpliendo con los plazos estimados, hay menos probabilidad de averías y problemas. Esto ayuda a reducir los costes asociados. Por eso una de las principales ventajes de un software CMMS es la reducción de costes asociados al mantenimiento de equipos
• Consultas ágil de la información: Permite disponer de toda la información asociada a nuestros activos y al mantenimiento de manera ágil y rápida
• Reducción de paradas de producción: Se reducen las paradas de reducción debido a falta de planificación de los trabajos y a fallos de equipos
• Aumento de la vida útil de los equipos: El software CMMS automatiza las fechas de las operaciones de mantenimiento de los equipos. Así, al realizar los mantenimientos conforme a las indicaciones del fabricante, aumentamos la vida media de los activos y equipos
• Control de stocks: Permite llevar una planificación de los repuestos. También permite disponer de un stock para tenerlos en el momento en que se van a usar.
• Mejor organización de la mano de obra e información documentada de mantenimiento.

EcoGestor GMAO

Ecogestor GMAO es un CMMS ofrecido por Eurofins EcoGestor que incluye todas las funcionalidades necesarias para la optimización del mantenimiento en cualquier organización. Se trata de un sistema en la nube, con aplicación móvil disponible, que le ayudará a ahorrar en costes. Con él también podrá mejorar la organización de su área de mantenimiento. Solicite información gratuita a través de este formulario de contacto.