A raíz de la publicación del Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo, por el que se declara el estado de alarma para la gestión de la situación de crisis sanitaria ocasionada por el Covid-19, se establece la suspensión de los plazos procesales y administrativos, así como los de prescripción y caducidad de los plazos legales para el ejercicio de todo tipo de acciones. El cómputo de los plazos se reanudará en el momento en que pierda vigencia el real decreto o, en su caso, las prórrogas del mismo. Por eso, estos son los aspectos en CAE que debes tener en cuenta mientras dure el mismo.
Modificaciones en las caducidades de ciertos documentos controlados en la CAE
Hay documentos que se exigen en CAE con las contratas que pueden verse afectados, por lo que es necesario modificar sus caducidades.
En lo que respecta a los trabajadores, aquellos documentos que pueden verse afectados serán los DNIs y pasaportes, los aptos médicos y los recibos de autónomos. A continuación, describimos los criterios aplicables a cada uno de estos documentos.
- Recibo de autónomos: quedan exentos del pago de la cuota de autónomos aquellos cuya facturación haya descendido un 75% con respecto a la media mensual del semestre anterior debido al estado de alarma, así como aquellos afectados por el cierre de negocios debido al mismo motivo. En relación con la cuota de marzo, únicamente deberán abonar la parte correspondiente a los días anteriores al RD.
- DNIs y pasaportes: se suspenden las citas previas para las renovaciones. Además, aquellos DNIs que caduquen a partir del 14 de marzo, pasarán a prorrogarse su validez hasta el 13 de marzo de 2021. Sin embargo, aquellos que hayan caducado antes del 14 de marzo estarán vigentes hasta que finalice el estado de alarma, momento en el cual debe renovarse.
- Aptos médicos: sólo se realizarán reconocimientos médicos a trabajadores de empresas consideradas de sectores esenciales.
En cuanto a los vehículos, los documentos afectados son los siguientes:
- ITV: queda suspendida la obligatoriedad de pasar la ITV mientras dure la crisis sanitaria, debido a la suspensión de trámites administrativos recogido en el RD.
- Permisos y licencias de conducción: aquellos que caduquen a partir del 14 de marzo, se podrán prorrogar hasta 60 días después de la finalización del estado de alarma.
- Permiso extranjero de conducir: se interrumpe el plazo de 6 meses durante el cual se puede conducir por territorio nacional con un permiso de conducir extranjero. Este se reanudará en cuanto finalice el estado de alarma.
- Autorizaciones administrativas temporales: se podrá prorrogar la vigencia de las mismas hasta 60 días después de la finalización del estado de alarma.
Consideraciones de la empresa para el acceso a instalaciones
Existen una serie de recomendaciones que deben tenerse en cuenta para el acceso a las instalaciones de una empresa:
- El desplazamiento al lugar de trabajo, se ha de realizar de manera individual.
- Se debe concienciar a los trabajadores de la importancia de comunicar si presenta alguno de los síntomas del COVID 19, o si han estado en contacto con personas contagiadas.
- Si es posible, habrá una zona de entrada y otra de salida diferenciadas, a fin de evitar el cruce masivo de personas.
- Ha de evitarse el sistema de fichaje por huella dactilar.
- Ha de evaluarse la existencia de personal especialmente sensible y redactar un informe sobre las medidas de prevención y protección requeridas.
- El personal de contratas ha de estar formado e informado acerca de los riesgos derivados del COVID19 por parte de sus empresas.
- La limpieza y desinfección de las instalaciones deberá reforzarse con protocolos adecuados para prevenir el contagio y la propagación del virus.
- Se deben colocar geles hidroalcohólicos en las zonas comunes.
- Se organizará el personal a fin de evitar los mayores cruces posibles entre trabajadores.
- Se deben respetar las distancias de 2 metros entre trabajadores.
- Se optará por el teletrabajo siempre que sea posible, o se valorará también la opción de trabajo mixto.
- Si es posible se establecerán turnos a fin de evitar la concurrencia de trabajadores al mismo tiempo. Se debe desinfectar las zonas entre turnos.
- Se deberán establecer turnos también para las zonas de uso común : comedor, aseos, vestuarios…
- Los lugares de trabajo han de ser ventilados.
- En cuanto a la higiene, debe reforzarse el lavado de las manos, cubrirse con el codo la nariz y la boca al toser, evitar tocarse la cara (ojos, nariz y boca especialmente). También se debe evitar comer, beber o fumar sin haberse lavado previamente las manos.
Estas medidas se van modificando constantemente por parte de los Ministerios, muy importante estar actualizado de las últimas recomendaciones, tan importantes para personal propio como para las empresas contratistas que precisen acceder a otros centros de trabajo. Y estas medidas cada empresa podrá “reforzarlas” para adecuarlas a sus condiciones específicas de actividad.
Por todo ello, en estos momentos y, más que nunca, no hay que descuidar la coordinación de actividades empresariales, ya que la seguridad de los trabajadores es el principal objetivo.
En este sentido, se debe reforzar la CAE que se venía haciendo hasta ahora, pero con estas medidas adicionales. Se podría recalcar también la importancia de que todos los trabajadores estén formados e informados acerca del coronavirus y se les proporcione nociones básicas sobre el manejo de EPIs y medidas de higiene a fin de prevenir el contagio. De hecho, no cumplir con estas indicaciones por parte de la empresa podría conllevar algún tipo de sanción.
Cabe recordar que la Coordinación de Actividades Empresariales no reside únicamente en el intercambio documental, sino también en un control adecuado de la concurrencia de las distintas contratas en un centro de trabajo. A través de EcoGestor CAE se consigue una mayor organización y agilidad en el intercambio documental. Además, Eurofins EcoGestor también ofrece la opción de outsourcing, donde el equipo de Técnicos Superiores en Prevención de Riesgos Laborales se encargará de la revisión y el asesoramiento de las contratas concurrentes.