A lei relativa aos resíduos exige que quem exerce actividades de produção ou gestão de resíduos mantenha permanentemente em linha um arquivo cronológico de resíduos.
Um dos requisitos da Lei 7/2022 de 8 de abril, relativa aos resíduos e solos contaminados para uma economia circular, é manter um arquivo cronológico de resíduos atualizado.
Conteúdo do ficheiro cronológico
Este ficheiro digital deve conter, por ordem cronológica:
- a quantidade, a natureza e a origem dos resíduos produzidos
- a quantidade de produtos, materiais ou substâncias e resíduos resultantes da preparação para reutilização, reciclagem, outras operações de valorização e operações de eliminação
- se for caso disso, serão também registados o destino, a frequência de recolha, os meios de transporte e o método de tratamento previsto para os resíduos resultantes, bem como o destino dos produtos, materiais e substâncias
- data de início da armazenagem
As inscrições no ficheiro cronológico serão feitas, se for caso disso, para cada uma das operações de tratamento autorizadas em conformidade com os anexos II e III do ato.
Documentos de identificação, base do arquivo cronológico
O registo, nos termos da nova Lei dos Resíduos, deve ser eletrónico, mas não há indicação de que deva ter um formato específico. As informações acima mencionadas serão compiladas a partir das informações contidas nas acreditações documentais exigidas para a produção e gestão de resíduos dos produtores e gestores de resíduos, em conformidade com as disposições da presente lei, bem como outras disposições estabelecidas nos seus regulamentos de execução.
Nota: o arquivo cronológico não será exigido aos produtores quando estes gerem os seus resíduos através das autoridades locais.
Para além do arquivo cronológico, devem também estar disponíveis provas documentais das operações de produção e gestão de resíduos, tais como contratos de tratamento, notificações de transferência e documentos de identificação. O principal objetivo é facilitar a rastreabilidade dos resíduos desde a produção até ao tratamento final. Todas as informações arquivadas devem ser conservadas durante, pelo menos, cinco anos, de modo a estarem sempre à disposição das autoridades competentes para fins de inspeção e controlo.
Quem é obrigado a manter o ficheiro cronológico?
A obrigação de manter o ficheiro cronológico cabe a:
- Pessoas singulares ou colectivas registadas, ou seja, titulares de NIMA, que sejam:
Gestores de resíduos
Comerciantes
Agentes
Transportadores
Produtores de resíduos perigosos
Produtores de mais de 1000 t/ano de resíduos não perigosos
Produtores iniciais que produzam mais de 10 toneladas de resíduos não perigosos
Registo cronológico dos subprodutos
Além do arquivo cronológico, a Lei 7/2022 prevê um novo registo cronológico para controlar tanto a produção como a utilização de subprodutos, com o controlo correspondente em cada caso:
- Geração de subprodutos: As entidades ou empresas que geram subprodutos manterão um registo cronológico da natureza, das quantidades produzidas e geridas como subprodutos, bem como dos seus destinos.
- Utilização de subprodutos: as entidades ou empresas que utilizem subprodutos manterão um registo cronológico da natureza, das quantidades utilizadas e da sua origem.
Como é que o software ajuda a manter registos cronológicos?
Uma vez que o ficheiro cronológico deve ser mantido nas instalações da atividade, permanentemente atualizado e disponível para a autoridade competente a pedido desta, a melhor forma de o gerir é através da utilização de software que facilite este tipo de tarefa.
Os dados do ficheiro cronológico são obtidos a partir dos documentos de identificação. O objetivo do documento de identificação é:
- Manter a rastreabilidade.
- Prova para o operador de que os resíduos chegaram ao seu destino e de que foram aceites pelo destinatário, uma vez que este assina e envia o mesmo documento ao operador como prova.
Neste sentido, podemos dizer que o arquivo cronológico é o registo que todas as empresas produtoras ou gestoras de resíduos devem elaborar e manter, e que consiste basicamente no arquivamento ordenado dos documentos que comprovam o tratamento dos seus resíduos.
Por este motivo, um software online oferece o suporte perfeito para incluir toda a informação relacionada com os resíduos para, posteriormente, preparar as declarações anuais solicitadas pelas Administrações.
Como é que posso garantir a rastreabilidade do software?
Hoje em dia, os resíduos produzidos nas organizações geram um volume muito grande de documentação associada que deve ser facilmente acessível às autoridades em caso de inspeção ou controlo por parte destas.
Com a utilização de software online, é possível obter de forma organizada a rastreabilidade total de cada resíduo:
- Contrato de tratamento, arquivo de todos os contratos de tratamento estabelecidos para resíduos perigosos e não perigosos.
- Notificação de transferência, necessária para as transferências de resíduos entre Comunidades Autónomas para valorização ou eliminação, incluindo as transferências para instalações que efectuam operações intermédias de valorização ou eliminação.
- Documento de identificação, que acompanha e identifica o seguimento dos resíduos desde a sua origem até ao seu tratamento final.
Controlo dos custos
Para além de uma perfeita rastreabilidade da gestão dos resíduos, a utilização de um software permite a inclusão de dados sobre os custos dos resíduos para controlar as facturas emitidas pelos gestores de resíduos. Isto contribui para a tomada de decisões na gestão quotidiana da organização, bem como para uma maior transparência e sustentabilidade financeira.
Exploração de dados
Toda a informação incluída no programa pode ser explorada através de diferentes consultas que lançam relatórios. Com este tipo de ferramentas em linha é possível pesquisar, criar filtros e gerar estatísticas sobre os dados registados de forma rápida e eficiente.
Razões para utilizar software na gestão de resíduos
As principais razões para optar pela digitalização da gestão de resíduos são frequentemente as seguintes:
1. Máxima tranquilidade na conformidade legal
Garante a conformidade legal na gestão de resíduos porque o software é constantemente atualizado de acordo com os requisitos legais.
2. Poupar tempo
Minimiza o tempo operacional gasto com a conformidade.
3. Otimização dos custos
Aumenta a capacidade de gerir o controlo, o armazenamento e a transferência de resíduos de forma eficiente, uma vez que os custos são optimizados.
4. Gestão automatizada
A gestão automatizada contribui para a rentabilidade e a competitividade da organização: a tomada de decisões é simplificada e a produtividade aumenta.
Software de resíduos para automatizar o arquivo cronológico
A Eurofins EcoGestor desenvolveu o EcoGestor RESIDUOS, um software modular para o controlo, armazenamento e criação de todos os documentos necessários à gestão de resíduos perigosos e não perigosos.