La ley en materia de residuos exige a quienes llevan a cabo actividades de producción o gestión de residuos que tengan siempre a disposición un archivo cronológico de residuos online.
Una de las exigencias que establece la Ley 7/2022, de 8 de abril, de residuos y suelos contaminados para una economía circular es mantener actualizado un archivo cronológico de residuos.
Contenido del archivo cronológico
En este archivo digital se deberá recoger, por orden cronológico:
- la cantidad, naturaleza y origen del residuo generado
- la cantidad de productos, materiales o sustancias, y residuos resultantes de la preparación para la reutilización, del reciclado, de otras operaciones de valorización y de operaciones de eliminación
- cuando proceda, se inscribirá también el destino, la frecuencia de recogida, el medio de transporte y el método de tratamiento previsto del residuo resultante, así como el destino de productos, materiales y sustancias
- fecha de inicio del almacenamiento
Las inscripciones del archivo cronológico se realizarán, cuando sea de aplicación, por cada una de las operaciones de tratamiento autorizadas de conformidad con los anexos II y III de la Ley.
Documentos de identificación, la base del archivo cronológico
El registro, con la nueva Ley de Residuos ha de ser electrónico, pero no se indica que deba disponer de ningún formato específico. La información mencionada se conformará a partir de la información contenida en las acreditaciones documentales exigidas en la producción y gestión de residuos a los productores y gestores de residuos conforme a lo establecido en esta ley, así como otras disposiciones establecidas en su normativa de desarrollo.
A tener en cuenta: no se exigirá el archivo cronológico a los productores cuando gestionen sus residuos a través de las entidades locales.
Además del archivo cronológico, también se debe disponer de la acreditación documental de las operaciones de producción y gestión de residuos, como son los contratos de tratamiento, notificaciones de traslado y documentos de identificación. El principal objetivo es facilitar la trazabilidad de los residuos desde su producción hasta su tratamiento final. Toda la información archivada debe ser guarda durante, al menos, cinco años, para que esté siempre a disposición de las autoridades competentes a efectos de inspección y control.
¿Quiénes están obligados a mantener el archivo cronológico?
La obligación de mantener el archivo cronológico recae en:
- Las personas físicas o jurídicas registradas, es decir, aquellas que disponen de NIMA, que son:
- Gestores de residuos
- Negociantes
- Agentes
- Transportistas
- Productores de residuos peligrosos
- Productores de más de 1000 t/año de residuos no peligrosos
- los productores iniciales que generen más de 10 toneladas de residuos no peligrosos
Registro cronológico de subproductos
Además del archivo cronológico, la Ley 7/2022 contempla un nuevo registro cronológico para controlar tanto la generación como la utilización de subproductos, llevando en cada caso el control correspondiente:
- Generación de subproductos: las entidades o empresas que generen subproductos llevarán un registro cronológico de la naturaleza, cantidades producidas y gestionadas como subproducto, así como de los destinos de los mismos.
- Utilización de subproductos: las entidades o empresas que utilicen subproductos, llevarán un registro cronológico de la naturaleza, las cantidades utilizadas y su procedencia
¿Cómo ayuda software a llevar el archivo cronológico?
Dado que el archivo cronológico debe encontrarse en las instalaciones de la actividad, permanentemente actualizado y a disposición de la autoridad competente que lo solicite, la mejor manera de gestionarlo es con el uso de un software que facilite este tipo de tareas.
Los datos del archivo cronológico se obtienen a partir de los documentos de identificación. La finalidad del documento de identificación es:
- Mantener la trazabilidad.
- Acreditar al operador que los residuos han llegado a destino y que son aceptados por el destinatario, ya que éste firma y envía al operador como justificante este mismo documento.
En este sentido, podemos decir que el archivo cronológico es el registro que toda empresa productora o gestora de residuos debe elaborar y conservar, y que consiste fundamentalmente en el archivo ordenado de los documentos acreditativos del tratamiento de sus residuos.
Por este motivo un software online ofrece el soporte perfecto para incluir toda la información relativa a residuos para, posteriormente, elaborar las declaraciones anuales solicitadas por las Administraciones.
¿Cómo puedo garantizar la trazabilidad con un software?
En la actualidad los residuos que se producen en las organizaciones generan un volumen muy importante de documentación asociada que debe ser fácilmente accesible para las autoridades en caso de una inspección o control por su parte.
Con el uso de un software on line se obtiene de manera organizada para cada residuo toda su trazabilidad:
- Contrato de tratamiento, archivo de todos los contratos de tratamiento establecidos para residuos peligrosos y no peligrosos.
- Notificación de traslado, necesaria en traslados de residuos entre comunidades autónomas para su valorización o eliminación, incluidos los traslados que se producen a instalaciones que desarrollan operaciones de valorización o eliminación intermedias.
- Documento de identificación, que acompaña e identifica el seguimiento del residuo desde su origen hasta su tratamiento final.
Control de costes
Además de trazar perfectamente la gestión de los residuos, el uso de un software permite incluir datos sobre los costes de los residuos para controlar las facturas emitidas por los gestores. Esto contribuye a la toma de decisiones en la gestión diaria de la organización, así como a una mayor transparencia y sostenibilidad financiera.
Explotación de los datos
Toda la información incluida en el programa puede explotarse a través de diferentes consultas que lanzan informes. Con este tipo de herramientas online puedes realizar búsquedas, crear filtros y generar estadísticas sobre los datos registrados de manera rápida y eficaz.
Razones para utilizar un software en la gestión de residuos
Las principales razones por las que se suele optar por digitalizar la gestión de residuos son:
1. Máxima tranquilidad en cumplimiento legal
Aseguras el cumplimiento legal en materia de gestión de residuos porque el software se actualiza constantemente a los requerimientos legales exigibles.
2. Ahorro de tiempo
Minimizas los tiempos operativos dedicados al cumplimiento normativo.
3. Optimización de costes
Aumenta la capacidad para gestionar el control, almacenamiento y traslado de residuos de manera eficiente, ya que los costes se optimizan.
4. Gestión automatizada
La gestión automatizada contribuye a la rentabilidad y competitividad en la organización: se agiliza la toma de decisiones y aumenta la productividad.
Software de residuos para automatizar el archivo cronológico
Desde Eurofins EcoGestor hemos desarrollado EcoGestor RESIDUOS, un software modular para el control, almacenamiento y creación de todos los documentos requeridos en la gestión de residuos peligrosos y no peligrosos.